صبح وارد فروشگاه می‌شوید و هنوز روز کاری درست شروع نشده:
یک مشتری می‌پرسد: «سفارشم ارسال شده؟»
یکی دیگر موجودی رنگ مشکی را می‌خواهد. تأمین‌کننده لیست قیمت جدید فرستاده و چند محصول باید به‌روزرسانی شوند. دو سفارش هم از واتساپ آمده که هنوز جایی ثبت نشده‌اند.
هیچ‌کدام از این کارها به‌تنهایی سخت نیستند. مشکل اینجاست که فردا دوباره تکرار می‌شوند. پس‌فردا هم همین‌طور.
بعد از مدتی، بخش قابل‌توجهی از وقت شما یا تیمتان صرف کارهایی می‌شود که تقریباً هر بار به یک شکل انجام می‌شوند.
اینجاست که اتوماسیون کسب‌وکار آنلاین می‌تواند واقعاً مفید باشد؛ نه برای اینکه همه‌چیز را به هوش مصنوعی بسپاریم، بلکه برای اینکه کارهای تکراری، قابل پیش‌بینی و زمان‌گیر تا جای ممکن توسط سیستم انجام شوند.
خلاصه اگر بخواهیم بگوییم:
هر کاری که مرتب تکرار می‌شود، مراحل مشخصی دارد و وقت قابل‌توجهی از شما یا تیمتان می‌گیرد، ارزش بررسی برای خودکار شدن را دارد.
چه کارهایی در یک کسب‌وکار آنلاین قابل خودکار شدن هستند؟
تقریباً در هر فروشگاه یا کسب‌وکار آنلاین می‌توان چند کار پیدا کرد که هنوز دستی انجام می‌شوند؛ از پاسخ دادن به وضعیت سفارش گرفته تا تغییر قیمت محصولات، گزارش فروش یا پیگیری مشتری.
در ادامه ۱۰ نمونه رایج را بررسی می‌کنیم تا راحت‌تر بتوانید نمونه‌های مشابه را در کسب‌وکار خودتان پیدا کنید.
۱. پاسخ به سؤال همیشگی «سفارش من کجاست؟»
اگر فروشگاه اینترنتی دارید، احتمالاً این سؤال‌ها برایتان کاملاً آشنا هستند:
- سفارشم ارسال شده؟
- چه زمانی به دستم می‌رسد؟
- کد رهگیری را می‌فرستید؟
- سفارش من الان در چه مرحله‌ای است؟
در حالت عادی، پشتیبان باید شماره سفارش را بگیرد، وارد ووکامرس شود، سفارش را پیدا کند، وضعیت را بررسی کند و دوباره پاسخ مشتری را بدهد.
حالا تصور کنید مشتری شماره سفارش یا شماره موبایلش را برای ربات سایت یا پیام‌رسان بفرستد و همان لحظه وضعیت واقعی سفارش و کد رهگیری را دریافت کند.
برای این کار لزوماً به هوش مصنوعی پیچیده نیاز ندارید. کافی است اطلاعات سفارش از ووکامرس خوانده شود و پاسخ مناسب برای مشتری ارسال شود.
هوش مصنوعی زمانی کمک بیشتری می‌کند که مشتری سؤالش را با شکل‌های مختلف بنویسد؛ مثلاً بگوید «بسته من هنوز نرسیده» یا «سفارشم فرستاده شده؟» و سیستم بتواند منظور او را تشخیص دهد.
اما اگر مشتری شکایت جدی دارد، سفارش گم شده یا درخواست مرجوعی دارد، بهتر است گفتگو به نیروی انسانی منتقل شود.
هدف اتوماسیون این نیست که مشتری را از انسان دور کنیم؛ هدف این است که نیروی پشتیبانی مجبور نباشد هر روز بارها یک اطلاعات ساده را دستی پیدا کند.
۲. جواب دادن به سؤال‌های تکراری درباره محصولات
بخش دیگری از وقت فروشگاه‌ها صرف سؤال‌هایی می‌شود که جوابشان از قبل داخل فروشگاه وجود دارد.
- سایز ۴۰ موجوده؟
- رنگ مشکی دارید؟
- قیمت این مدل چقدره؟
- ارسال به شهرستان دارید؟
- فرق این دو مدل چیه؟
برای یک فروشگاه کوچک شاید پاسخ دادن دستی به این سؤال‌ها مسئله بزرگی نباشد. اما وقتی تعداد محصولات و پیام‌ها بیشتر شود، شرایط فرق می‌کند.
یک سیستم پاسخ‌گو می‌تواند سؤال مشتری را تشخیص دهد و اطلاعات واقعی همان محصول را از فروشگاه بخواند.
نکته مهم همین اطلاعات واقعی و به‌روز است.
قیمت یا موجودی نباید از حافظه هوش مصنوعی یا یک متن قدیمی گرفته شود. سیستم باید قیمت، موجودی، رنگ، سایز و مشخصات را از خود فروشگاه دریافت کند.
هوش مصنوعی می‌تواند سؤال مشتری را بفهمد؛ اما منبع اطلاعات همچنان باید فروشگاه شما باشد.
۳. به‌روزرسانی قیمت و موجودی محصولات
فرض کنید چندصد محصول دارید و تأمین‌کننده یک فایل جدید قیمت برایتان می‌فرستد.
اگر قرار باشد تک‌تک محصولات را پیدا کنید، قیمت را تغییر دهید، موجودی را اصلاح کنید و سراغ محصول بعدی بروید، یک فایل ساده می‌تواند ساعت‌ها وقت بگیرد.
این مسئله برای فروشگاه‌هایی که قیمتشان مرتب تغییر می‌کند یا از چند تأمین‌کننده اطلاعات دریافت می‌کنند، جدی‌تر است.
راه ساده‌تر این است که اطلاعات جدید داخل یک فایل یا گوگل شیت ثبت شود و سیستم بر اساس شناسه هر محصول، قیمت و موجودی ووکامرس را به‌روزرسانی کند.
مثلاً می‌توان مشخص کرد:
- اگر محصول پیدا شد، قیمت و موجودی آن اصلاح شود.
- اگر شناسه محصول اشتباه بود، چیزی در سایت تغییر نکند و خطا ثبت شود.
- اگر تغییر قیمت غیرعادی بود، قبل از اعمال برای مدیر ارسال شود.
این یکی از بهترین نمونه‌های اتوماسیون است؛ چون مراحل آن کاملاً مشخص است و معمولاً اصلاً به هوش مصنوعی نیاز ندارد.
در یکی از نمونه‌های دانیرا نیز قیمت و موجودی محصولات از گوگل شیت خوانده می‌شود و محصولات ووکامرس بر اساس شناسه آن‌ها به‌روزرسانی می‌شوند. موارد نامعتبر یا ناموفق هم جدا ثبت می‌شوند تا بعداً قابل بررسی باشند.
۴. وارد کردن محصولات جدید به ووکامرس
اضافه کردن یک محصول شاید چند دقیقه بیشتر طول نکشد.
اما ۵۰ محصول چطور؟
برای هر محصول باید اطلاعات مختلفی مثل نام، قیمت، موجودی، تصاویر، دسته‌بندی، ویژگی‌ها و توضیحات وارد شود.
اگر این اطلاعات از قبل داخل فایل اکسل، گوگل شیت یا سیستم تأمین‌کننده وجود داشته باشد، وارد کردن دوباره آن‌ها به‌صورت دستی چندان منطقی نیست.
می‌توان اطلاعات را خواند، محصول را در ووکامرس ساخت و آن را به‌صورت پیش‌نویس ذخیره کرد.
بعد شما فقط محصول را بررسی و منتشر می‌کنید.
هوش مصنوعی هم می‌تواند در بخش‌هایی مثل نوشتن توضیحات محصول، پیشنهاد توضیحات متا یا آماده کردن متن جایگزین تصاویر کمک کند.
اما بهتر است انتشار نهایی همچنان بعد از بررسی انسان انجام شود.
مسیر امن‌تر:
اطلاعات وارد می‌شود ← محصول ساخته می‌شود ← بررسی انسانی انجام می‌شود ← محصول منتشر می‌شود.
به این شکل سرعت اتوماسیون را دارید، بدون اینکه کنترل فروشگاه را از دست بدهید.
۵. جمع کردن سفارش‌های پراکنده در یک جا
همه سفارش‌ها همیشه از سایت نمی‌آیند.
ممکن است مشتری از واتساپ سفارش بدهد، دیگری در اینستاگرام پیام بفرستد، یکی از طریق تلگرام خرید کند و سفارش دیگری مستقیماً داخل سایت ثبت شود.
تا زمانی که تعداد سفارش‌ها کم است، شاید بتوان با پیام‌ها، اکسل یا حافظه همکاران همه‌چیز را مدیریت کرد.
اما با بیشتر شدن سفارش‌ها، احتمال فراموش شدن هم بیشتر می‌شود.
یک سفارش پاسخ داده نشده، آدرس مشتری جایی مانده، پرداخت انجام شده ولی سفارش ثبت نشده یا دو نفر همزمان روی یک مشتری کار می‌کنند.
اتوماسیون می‌تواند اطلاعات اصلی سفارش را از کانال‌های مختلف بگیرد و در یک محل مشخص ثبت کند.
هدف این نیست که حتماً ابزار جدیدی به کسب‌وکار اضافه کنیم. هدف این است که بدانیم هر سفارش کجاست، چه کسی باید آن را پیگیری کند و مرحله بعدی چیست.
۶. بررسی اولیه رسیدهای کارت‌به‌کارت
در بعضی کسب‌وکارها مشتری هنوز تصویر رسید پرداخت را در واتساپ، تلگرام یا بله ارسال می‌کند.
بعد یک نفر باید تصویر را باز کند، مبلغ را بخواند، سفارش مربوط به آن را پیدا کند و پرداخت را بررسی کند.
بخشی از این کار می‌تواند خودکار شود.
مثلاً سیستم می‌تواند اطلاعات اولیه روی رسید را بخواند و سفارش احتمالی مرتبط با آن را پیدا کند.
اما اینجا یک نکته مهم وجود دارد:
خودکار شدن الزاماً نباید به معنی تأیید خودکار پرداخت باشد.
وقتی پای پول وسط است، بهتر است سیستم کارهای اولیه را انجام دهد و تأیید نهایی با انسان باشد.
یعنی به‌جای اینکه نیروی شما همه‌چیز را از صفر بررسی کند، نتیجه آماده‌شده را کنترل و تأیید می‌کند.
۷. کارهای بعد از ثبت سفارش
ثبت سفارش پایان کار نیست؛ در واقع شروع کار است.
بعد از خرید معمولاً چند اتفاق باید پشت سر هم بیفتد:
- اطلاعات سفارش به بخش مربوط برسد.
- سفارش آماده شود.
- وضعیت آن در سایت تغییر کند.
- اطلاعات ارسال ثبت شود.
- کد رهگیری برای مشتری فرستاده شود.
هرچه افراد و سیستم‌های بیشتری در این مسیر باشند، احتمال جا افتادن یکی از مراحل بیشتر می‌شود.
اینجا می‌توان بخش زیادی از انتقال اطلاعات و اطلاع‌رسانی‌ها را خودکار کرد.
مثلاً وقتی سفارش آماده ارسال شد، وضعیت آن تغییر کند و پس از ثبت کد رهگیری، پیام مناسب برای مشتری ارسال شود.
در نتیجه تیم شما همچنان کار اصلی خودش را انجام می‌دهد، اما مجبور نیست اطلاعات را چند بار بین سیستم‌های مختلف جابه‌جا کند.
۸. پیگیری مشتری‌هایی که فراموش می‌شوند
بعضی فروش‌ها نه به‌خاطر قیمت از دست می‌روند و نه به‌خاطر محصول.
فقط کسی پیگیری نکرده است.
یک مشتری دیروز قیمت خواسته، یکی فرم مشاوره پر کرده، یکی سبد خریدش را نیمه‌کاره رها کرده و یک مشتری قدیمی هم مدت زیادی است خرید نکرده.
وقتی پیگیری‌ها به حافظه افراد وابسته باشند، طبیعی است که بعضی از آن‌ها فراموش شوند.
می‌توان مشخص کرد اگر مشتری بعد از مدت معینی اقدامی نکرد، یک یادآوری برای تیم فروش ایجاد شود یا در شرایط مناسب، پیام مشخصی برای خودش ارسال شود.
باز هم لازم نیست از همان ابتدا یک سیستم پیچیده بسازیم.
گاهی یک یادآوری ساده که همیشه سر وقت اجرا می‌شود، از یک سیستم هوشمند پیچیده ارزش بیشتری دارد.
۹. گزارش فروش بدون سر زدن به چند سیستم
یک مدیر برای فهمیدن وضعیت کسب‌وکارش نباید مجبور باشد هر روز چند صفحه و فایل مختلف را باز کند.
مثلاً وارد ووکامرس شود تا تعداد سفارش‌ها را ببیند، بعد موجودی را بررسی کند و بعد سراغ اطلاعات فروش یا حسابداری برود.
بخش زیادی از این اطلاعات را می‌توان به‌صورت خودکار جمع کرد.
مثلاً هر روز یک گزارش برای مدیر ارسال شود که نشان دهد:
- فروش امروز چقدر بوده است؟
- چند سفارش ثبت شده؟
- کدام محصولات بیشتر فروخته‌اند؟
- موجودی کدام کالاها رو به اتمام است؟
- آیا سفارشی بیش از حد معمول در یک مرحله مانده است؟
در یکی از نمونه‌های دانیرا، اطلاعات فروش ووکامرس به‌صورت خودکار جمع‌آوری می‌شود و گزارش روزانه برای مدیر ارسال می‌شود.
هوش مصنوعی می‌تواند در مرحله بعد اطلاعات را خلاصه کند یا موارد غیرعادی را برجسته کند.
اما اصل کار ساده‌تر است: اطلاعات درست، در زمان مناسب، جلوی چشم مدیر قرار بگیرد.
۱۰. آماده‌سازی محتوای محصولات و سایت
اتوماسیون محتوا فقط این نیست که از هوش مصنوعی بخواهیم هر روز چند مقاله تولید کند.
اتفاقاً تولید انبوه محتوای ضعیف یکی از استفاده‌هایی است که می‌تواند بیشتر از اینکه کمک کند، به کیفیت سایت آسیب بزند.
اما بخش زیادی از کارهای تکراری محتوا واقعاً قابل ساده شدن است.
مثلاً وقتی محصول جدیدی وارد فروشگاه می‌شود، اطلاعات اولیه آن از فایل تأمین‌کننده خوانده شود و پیش‌نویس صفحه محصول ساخته شود.
هوش مصنوعی می‌تواند برای توضیحات محصول، پرسش‌های متداول، توضیحات متا یا مرتب کردن اطلاعات اولیه کمک کند.
بعد محتوا برای بررسی انسان آماده شود.
همین منطق فقط برای صفحه محصول نیست. در یک سیستم کامل‌تر می‌توان فرایند پیدا کردن موضوع، بررسی محتوای موجود سایت، تحقیق، آماده‌سازی پیش‌نویس، انتشار و حتی بررسی دوباره مقاله‌های قدیمی را هم به یک جریان منظم تبدیل کرد.
به این شکل هوش مصنوعی جای نویسنده یا مدیر محتوا را نمی‌گیرد؛ فقط قسمت‌های تکراری و قابل‌تعریف کار را سبک‌تر می‌کند.
آیا همه این کارها به هوش مصنوعی نیاز دارند؟
نه.
و اتفاقاً این یکی از مهم‌ترین نکاتی است که قبل از شروع اتوماسیون باید بدانید.
اگر مراحل یک کار کاملاً مشخص باشند، معمولاً یک اتوماسیون ساده انتخاب بهتری است.
مثلاً:
شناسه محصول را پیدا کن، قیمت را از گوگل شیت بخوان و در ووکامرس تغییر بده.
اینجا چیزی برای «فهمیدن» وجود ندارد. سیستم فقط باید قوانین مشخص را اجرا کند.
اما اگر قرار باشد پیام مشتری را بفهمیم، متن یک رسید را بخوانیم یا سؤال‌های مختلف را تشخیص دهیم، هوش مصنوعی می‌تواند کمک‌کننده باشد.
در بسیاری از کسب‌وکارها بهترین نتیجه از ترکیب این دو به دست می‌آید: اتوماسیون کارهای مشخص را انجام می‌دهد و هوش مصنوعی جایی وارد می‌شود که نیاز به فهم متن، تصویر یا شرایط وجود دارد.
اگر یک اشتباه ممکن است باعث ضرر مالی، نارضایتی جدی مشتری یا انتشار اطلاعات نادرست شود، بهتر است مرحله تأیید انسانی هم حفظ شود.
بازپرداخت وجه، تأیید پرداخت، تغییرات غیرعادی قیمت یا رسیدگی به شکایت جدی مشتری نمونه‌های خوبی هستند.
پیچیده‌تر بودن راه‌حل به معنی بهتر بودن آن نیست.
گاهی بهترین اتوماسیون همان سیستم ساده‌ای است که هر روز بدون دردسر کار می‌کند.
از کدام کار کسب‌وکارمان شروع کنیم؟
قرار نیست یک روز صبح تصمیم بگیرید همه کسب‌وکارتان را اتوماتیک کنید.
بهتر است از یک فرایند کوچک اما آزاردهنده شروع کنید.
کاری را پیدا کنید که مرتب تکرار می‌شود، وقت می‌گیرد و مراحل نسبتاً مشخصی دارد.
مثلاً اگر هر روز یک نفر زمان زیادی صرف می‌کند تا قیمت‌ها را از فایل تأمین‌کننده داخل ووکامرس وارد کند، این فرایند ارزش بررسی دارد.
یا اگر پشتیبانی روزانه بارها وضعیت سفارش را دستی برای مشتری پیدا می‌کند، این هم گزینه خوبی است.
اما کاری که ماهی یک بار انجام می‌شود و فقط چند دقیقه زمان می‌برد، احتمالاً هنوز اولویت خوبی برای اتوماسیون نیست.
قبل از شروع، این چهار سؤال را جواب دهید
- این کار چند بار در روز یا هفته تکرار می‌شود؟
- هر بار تقریباً چقدر زمان می‌گیرد؟
- اشتباه یا تأخیر در آن چه هزینه‌ای دارد؟
- آیا مراحل آن را می‌توان به‌وضوح توضیح داد؟
همین چهار سؤال معمولاً خیلی سریع مشخص می‌کنند کدام فرایند ارزش بررسی دارد.
سؤالات متداول درباره اتوماسیون کسب‌وکار آنلاین
اتوماسیون کسب‌وکار را از کجا شروع کنیم؟
از کاری شروع کنید که زیاد تکرار می‌شود، زمان قابل‌توجهی می‌گیرد و مراحل مشخصی دارد. لازم نیست اولین پروژه شما بزرگ یا پیچیده باشد.
آیا همه کارهای تکراری به هوش مصنوعی نیاز دارند؟
خیر. بسیاری از فرایندها با یک سیستم ساده و قانون‌محور بهتر اجرا می‌شوند. هوش مصنوعی بیشتر زمانی مفید است که سیستم نیاز داشته باشد متن، تصویر یا منظور کاربر را بفهمد.
چه بخش‌هایی از ووکامرس را می‌توان خودکار کرد؟
به‌روزرسانی قیمت و موجودی، ثبت محصولات، گزارش فروش، اطلاع‌رسانی وضعیت سفارش، ارسال کد رهگیری، انتقال اطلاعات سفارش و اتصال ووکامرس به سیستم‌های دیگر از نمونه‌های رایج هستند.
آیا می‌توان ووکامرس را به گوگل شیت متصل کرد؟
بله. بسته به نیاز کسب‌وکار می‌توان اطلاعات محصول، موجودی، قیمت یا سفارش‌ها را بین ووکامرس و گوگل شیت جابه‌جا کرد. این ارتباط می‌تواند یک‌طرفه یا دوطرفه باشد.
از کجا بفهمیم ساخت اتوماسیون به‌صرفه است؟
تعداد دفعات تکرار کار، زمانی که برای آن صرف می‌شود، هزینه خطا یا تأخیر و ارزشی که آزاد شدن زمان تیم ایجاد می‌کند را بررسی کنید. هر کار تکراری الزاماً ارزش خودکار شدن ندارد.
قرار نیست همه‌چیز را خودکار کنیم
اتوماسیون زمانی مفید است که یک مشکل واقعی را حل کند.
اگر تیم شما هنوز هر روز اطلاعات را بین چند سیستم کپی می‌کند، وضعیت سفارش‌ها را دستی جواب می‌دهد، قیمت تعداد زیادی محصول را یکی‌یکی تغییر می‌دهد یا گزارش فروش را از چند جا جمع می‌کند، احتمالاً جایی برای ساده‌تر کردن کار وجود دارد.
اما نقطه شروع، انتخاب ابزار نیست.
اول باید خود فرایند را ببینیم.
اگر در کسب‌وکار شما هم کاری وجود دارد که مدام تکرار می‌شود و وقت تیم را می‌گیرد، لازم نیست بدانید با چه ابزار یا روشی باید آن را خودکار کنید. ابتدا خود فرایند را توضیح دهید تا مشخص شود اصلاً ارزش اتوماتیک شدن دارد یا نه.
یک پاسخ